Tiempo de cambios = Oportunidad de adquirir nuevas habilidades Estamos en un momento en donde trabajar a distancia es parte de una necesidad. Aunque no todos estamos preparados para enfrentarnos al desafío de priorizar nuestra salud sin descuidar la productividad y economía, por ello compartimos un recuento de 5 herramientas muy básicas para arrancar con el teletrabajo, las consideramos más que útiles para potenciar la productividad al iniciar el trabajo a distancia.

El contacto humano no se puede reemplazar pero sí podemos ajustar aquello que está en nuestras manos como emplear instrumentos que nos faciliten la organización y gestión, priorización, comunicación, concentración y la toma de decisiones.

Organización y Gestión: Calendar y Drive

Google Calendar es clave para coordinar agendas, es intuitivo, gratis y posible conectar a otras herramientas que las veremos más adelante. Puedes crearlo desde tu cuenta de la empresa o una personal. Te permite invitar a otras personas a un evento, asignar la duración del mismo, incluir archivos, enlaces y cualquier tipo de información útil que luego podrá ser utilizada para mejorar la velocidad de la toma de decisiones de tu encuentro.

Drive es imprescindible para gestionar archivos en un almacenamiento disponible de manera remota. Cree, comparta y edite archivos con rapidez y seguridad. Trabaje en línea sin temor con el mismo archivo sin temor a perder datos. Docs, Spreadsheets y Slide son claves, para mejorar tu productividad cuando debes trabajar a distancia entre multiusuarios con un mismo archivo, que te permite tener siempre la última versión de un documento.

Priorización - Trello: Trabajar de forma más colaborativa y ser más productivo

Trello es una herramienta con una interfaz amigable y capaz de ayudarte a resolver cómo asignar prioridades a diferentes líneas de acción. La metodología de trabajo es tipo “Kanban”, asignamos tareas, plazos y responsables. Es útil para el monitoreo de avances en reuniones cortas utilizando “métodos agiles”, que logran en cortos periodo de tiempo, destacar un punto, analizar el avance y asignar responsabilidades a equipos y futuras vinculaciones que tienen los trabajos individuales para el logro de un objetivo importante en común para la organización.

Comunicación – Slack: Reemplaza chats y mails de trabajo

Es una herramienta que además de conectable con todas las demás mencionadas anteriormente, es útil como instrumento de comunicación que básicamente podría reemplazar a un chat, pero lo hace de manera más profesional y ordenada. La clave del slack son los #canales que puedes asignar a cada tema de conversación y que puedes vincularlo con tus tableros de gestión en Trello por ejemplo.

Concentración – Endel: personaliza sonidos ambientes para ayudar a concentrarnos y/o relajarnos

No es un tema menor el asunto de la focalización para lograr determinados resultados. Utiliza esta aplicación descargandola desde el celular o laptop y reprodúcela con unos auriculares puestos. Posee un algoritmo central que se basa en ritmos circadianos, escala pentatónica y enmascaramiento de sonido. Los sonidos se adaptan a diferentes entradas, como la hora del día, el clima, la frecuencia cardíaca y la ubicación.

Toma de Decisión – Zoom: Reuniones Virtuales

Puedes unirte a una conferencia sin necesidad de tomarte el engorroso trabajo de tener que crearte una cuenta. Típicamente suele ser muy estable e intuitivo, puedes compartir pantalla, agregar un fondo a tu perfil de vídeo, modificar el  estado del micrófono de los participantes, compartir una pizarra multimedia, entre otras prestaciones geniales que te ayudarán a facilitar la conversación y tomar decisiones que permitirán mejorar tu gestión y con ello tu productividad, aun cuando te encuentres fuera de la oficina.

Es importante destacar que según el rol o la responsabilidad que ocupás en la organización, no siempre es sencillo hacer “home office” sin embargo para aquellos que se animan a probarlo, estamos seguros que estas herramientas orientarán al teletrabajo o así también a la búsqueda de otras que se adapten a otros presupuestos, necesidades o políticas de la organización de la que sos parte.

Esperamos que este resumen puede ser útil a más personas, si le sacaste provecho estaremos más que agradecidos de que lo compartas. Si por otro lado querés conocer más detalles de cómo implementar el trabajo a distancia, podés escribirnos o solicitar una reunión por videollamada  para conversar a gusto como hacer que tu equipo pueda ser más productivo.

Equipo Negocios

Mentu 2020